Эти секреты деловой переписки рекомендует тебе Лиза Смит, автор книги «Деловой e-mail: Как сделать это профессионально и эффективно».
1. Сразу заявляй о цели письма
Не нужно долгих вступлений и отвлеченных историй. В первых 2-4 предложениях четко и лаконично опиши цель, с которой отправляешь письмо.
В идеале она должна формулироваться одним предложением: «Прошу предоставить мне поддельный паспорт», «Извините, но сейчас нет возможности повысить вам зарплату», «Предлагаю в кратчайшие сроки прекратить украшать стены офисного лифта ядовитым плющом».
Если в письме содержится один вопрос или несколько, но взаимосвязанных, у тебя будет больше шансов получить желаемый ответ: адресат при всем желании не сможет запутаться или что-то забыть. Если вопросы накопились и ты хочешь задать их все, напиши несколько писем на один адрес.
2. Аргументируй и предлагай решения
Деловая переписка может затягиваться из-за бесконечных уточнений и пояснительных сопровождений. Сразу позаботься о том, чтобы адресат понял, почему предложенные тобой решения важны. На каждое написанное утвердительное предложение («Ежегодную встречу акционеров в этот раз проведем параллельно с детским праздником») в уме задавай себе вопрос «почему?» и отвечай на него в письме («Потому что председатель все равно плохо запоминает лица, а детям скажем, что это покемоны»).
Заранее собери статистику, аналитику и реальные примеры из мировой практики, которые говорят о твоей правоте, и смело предлагай возможное решение на их основе. Теперь, если адресат его примет, получится, что он следовал мировым трендам, а не твоему (возможно, непрофессиональному) совету: «В этом году мы сможем расширить наше производство прессованных аккордеонов, так как, согласно мировой статистике, музыкальный рынок растет».
Надеемся, мы не опоздали: «5 признаков того, что тебя могут скоро уволить».
3. Демонстрируй, что внимательно читаешь переписку
Если на подробное письмо из 19 пунктов ты отвечаешь рубленым «да», это может быть расценено как попытка отделаться от собеседника. В идеале твой ответ должен быть соразмерен прочитанному письму.
Считать буквы не нужно, достаточно апеллировать к тексту оригинала: «Вы спрашиваете, уделим ли мы внимание проблеме нехватки рабочих мест. Это вопрос комплексный, мы приступим к его решению, как только сократим отдел планирования».
4. Подстраивайся под стиль адресата
Люди по-разному воспринимают окружающий мир. Кто-то больше полагается на слух, кто-то — на зрение или чувства. На письме это легко определить по фразам вроде «Наблюдаю состояние вашей техники» или «Наткнулся в Сети на необычный сайт».
Ты можешь подстраиваться под оппонента, сознательно копируя его сенсорную модель. Собеседник злоупотребляет «зрительными» глаголами? Отвечай: «Рады, что вы готовы расширить свой кругозор. Поверьте, наша коллекция кукол вуду ласкает глаз». Настроен на тактильную волну — «Ваш вопрос касается нас всех. Мы возьмемся за него сегодня же».
Фото: Getty Images
